Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost AAApoptávka.cz s.r.o. se sídlem Sluneční náměstí 2583/11, Praha 5, 158 00, zapsaná v obchodím rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 298778 (dále také jen „AAApoptávka“).

Níže se dozvíte, jak bude naše společnost Vaše údaje zpracovávat. S ohledem na to, že dne 25.5.2018 nabude účinnosti tzv. obecné nařízení o ochraně osobních údajů (tedy nařízení EU č. 2016/679, dále jej budeme nazývat také jen „Nařízení“), doplnili jsme do jednotlivých bodů již i poučení o relevantních ustanoveních tohoto Nařízení tak, jak budou aplikovány od 25.5.2018.

Poučení je členěno do jednotlivých oddílů podle skupin jednotlivých zpracování. Naše společnost samozřejmě provádí i další zpracování osobních údajů, ale poučení o takovýchto zpracováních poskytuje již adresně pouze dotčeným osobám.

Poučení o nahrávání hovorů klientské linky AAApoptávka

Toto poučení shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů ze strany AAApoptávka, pokud se jedná o nahrávání telefonních hovorů na klientských linkách s (potenciálními) smluvními partnery ze strany naší společnosti při vyjednávání o uzavření smlouvy.

Na skutečnost, že hovor na příslušné klientské lince je nahráván, budete vždy upozorněni (např. sdělením, že hovor je monitorován).

Pokud nechcete, aby byly Vaše hovory s naším call centrem nahrávány, kontaktujte nás prosím jiným způsobem, případně požádejte o hovor z nemonitorované linky. Naši spolupracovníci Vám pak zavolají zpět z nemonitorované linky.

Přehled zpracovávaných (typů) údajů a jejich zdroje

V této části se dozvíte, jaké typy osobních údajů o Vás budeme zpracovávat. Za osobní údaje se přitom považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (také nazývané „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Osobní údaje, které o Vás budeme zpracovávat formou nahrávek hovorů, získáme vždy přímo od Vás či v souvislosti s Vaším telefonátem s námi (nap, tel. číslo).

Zpracovávat budeme údaje získané od Vás (v rámci komunikace s Vámi) v rámci hovoru a jeho nahrávku. Dále budeme obvykle zpracovávat Vaše telefonní číslo, datum a čas (vč. délky) hovoru. Tyto údaje budeme propojovat s vaší kartou v příslušné aplikaci týkající se služby, v jejímž rámci byl hovor uskutečněn.

Účely zpracování

V této části uvádíme přehled účelů, k nimž budeme Vaše osobní údaje využívat. Obvykle je každý údaj využíván zároveň k vícero účelům. Od stanovených účelů využití se pak odvíjí i prostředky zpracování, doba zpracování apod. V určitých případech stanovených v  Nařízení (EU) č. 2016/679 můžeme Vaše údaje zpracovávat i pro jiné účely, než jsou níže uvedené, jedná se však o výjimečné a omezené případy, které Nařízení podmiňuje splněním dalších podmínek.

Primárním účelem zpracování osobních údajů bude uzavření, změny a plnění smlouvy. V této souvislosti budou údaje dále používány k evidenci a řádnému plnění smluvních vztahů AAApoptávka s ostatními osobami (např. subdodavateli), kontrolu zaměstnanců, pro statistické účely, další rozvoj služeb AAApoptávka, a to buď služby, které se týká nahrávaná konverzace nebo vnitřních administrativních postupů v AAApoptávka a k ochraně práv AAApoptávka a třetích osob (např. dalších smluvních partnerů), zejména ochraně proti protiprávní činnosti. Získané údaje mohou být dále užívány také za účelem IT bezpečnosti AAApoptávka. Dále budou osobní údaje užívány AAApoptávka za účelem plnění jejích právních povinností, zejména podle předpisů upravujících vedení účetnictví a daní, předpisů týkajících se ochrany osobních údajů (např. k doložení toho, že jste nám poskytli souhlas) a přímého marketingu (tedy zejména zasílání nabídek na naše další produkty a služby).

Právní základ zpracování

Každé zpracování osobních údajů musí být zákonné – musí být založeno na některém v  Nařízení vyjmenovaném právním základu zpracování. Podobně jako u účelu může být každý údaj zpracováván na základě vícero právních důvodů zpracování. Pokud všechny právní důvody odpadnou, pak přestaneme Vaše údaje zpracovávat. Možné právní důvody zpracování jsou vyjmenovány v čl. 6 Nařízení.

Právním základem zpracování osobních údajů formou nahrávek hovorů je plnění právní povinnosti (to v případech, kdy nám právní předpis přímo ukládá dokládat plnění, jako je např. povinnost dokládat udělené souhlasy se zpracováním osobních údajů podle Nařízení), dále nezbytnost plnění smlouvy (tzn. dokladování toho, že smlouva byla uzavřena) a oprávněné zájmy AAApoptávka (dané zájmem na evidenci smluvních vztahů, evidenci reklamací, kontrole zaměstnanců a jednání stran ohledně plnění smlouvy, zájmem na ochraně jejich práv a práv třetích osob včetně IT bezpečnosti, zpracováním pro statistické účely a další rozvoj služeb AAApoptávka) a třetích osob (zejména dalších smluvních partnerů podílejících se na plnění pro Vás).

Právo na námitku

Právo na námitku je Vaším důležitým právem. Umožňuje Vám nechat přezkoumat zpracování prováděné na základě našeho tzv. oprávněného zájmu v případě, kdy to odůvodňují Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo. Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, např. ji není možné využít v případě, kdy zpracováváme Vaše údaje nezbytné pro plnění smlouvy či když nám jejich zpracování ukládá zákon. Právo na námitku je zakotveno v čl. 21 Nařízení. Pokud nechcete, aby byl Váš rozhovor s námi nahráván, požádejte na počátku rozhovoru o hovor z nemonitorované linky.

Pokud je právním důvodem zpracování osobních údajů oprávněný zájem AAApoptávka (jedná se zejména o zpracování údajů pro účely IT bezpečnosti, evidence smluvních vztahů, kontrola zaměstnanců pro statistické účely a další rozvoj služeb AAApoptávka a ochranu práv AAApoptávka a třetích osob), máte z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. V takovém případě nebude AAApoptávka takové osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Námitku proti zpracování můžete vznést prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže či nejlépe prostřednictvím e-mailu info@aaapoptavka.cz. V e-mailu prosím uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by AAApoptávka neměla údaje zpracovávat. Upozorňuje, že i ve výše uvedených případech však bude někdy probíhat paralelní zpracování osobních údajů i pro jiné účely, které budou odůvodňovat to, aby AAApoptávka takové údaje i nadále zpracovávala.

Doba, po níž budou údaje zpracovávány

Naše společnost nemůže Vaše údaje zpracovávat donekonečna, ale doba zpracování je omezená na období, kdy Vaše údaje skutečně potřebujeme. Délku tohoto období se snažíme omezit tak, aby řádně zohledňovala jak Vaše, tak naše zájmy. Někdy je obtížnější potřebnou dobu zpracování určit, nebo z bezpečnostních důvodů není vhodné přesnou délku této doby sdělovat, níže proto alespoň uvádíme některá kritéria, podle nichž se při určení délky zpracování Vašich údajů rozhodujeme.

Doba ukládání a zpracování telefonních hovorů není stanovena jednotně, záleží na charakteru dané služby. Obvykle se pohybuje mezi 6-12 měsíci. Při určení konkrétní doby vycházíme z těchto kritérií (i) délky promlčecí doby, (ii) pravděpodobnosti vznesení právních nároků, (iii) obvyklých postupů na trhu, (iv) pravděpodobnosti a významu hrozících rizik a (v) případných doporučení dozorových orgánů.

Jak bude zpracování probíhat

AAApoptávka bude osobní údaje zpracovávat ve svých počítačových systémech, případně počítačových systémech zpracovatelů poskytujících nahrávání hovorů jako cloudovou službu. Nahrávání hovoru nejste povinni akceptovat, pokud nebudete s nahráváním hovoru souhlasit, můžete požádat o to, abychom Vám zavolali z nemonitorované linky. V takovém případě však budeme někdy muset požadovat, abyste nám svoji vůli potvrdili jinak (např. písemným prohlášením, které si budeme archivovat).

Předávání osobních údajů jiným osobám (příjemci údajů)

AAApoptávka může zpřístupnit osobní údaje třetím osobám pouze v případech, kdy jí to bude ukládat nebo umožňovat právní předpis anebo se souhlasem partnera. AAApoptávka zpřístupňuje osobní údaje z nahrávek pouze v obvyklém rozsahu zpracovatelům či jiným příjemcům – dodavatelům externích služeb (typicky cloudová služba pro nahrávání hovorů) či provozovatelům (záložních) serverů. Dále mohou být získané osobní údaje zpřístupňovány v nezbytně nutném rozsahu právním, ekonomickým a daňovým poradcům a auditorům, kteří je zpracovávají za účelem poskytování poradenských služeb. Nahrávky týkající se dlužníků mohou být zpřístupněny také společnosti poskytující pojištění pohledávek či inkasním agenturám a to za účelem vymáhání či inkasa pohledávek. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být osobní údaje předané také orgánům veřejné správy.

Rizika a doporučené postupy

Každé zpracování osobních údajů s sebou nese určitá rizika. Ta mohou být různá s ohledem na rozsah zpracovávaných údajů a způsob jejich zpracování. Níže uvádíme některé doporučené postupy, které Vám mohou pomoci ochránit Vaše data:

Poučení o právech subjektů údajů

Poučení podle zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů pro období do 24.5.2018

V souladu s ustanovením § 5, § 11, § 12 a § 21 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, tímto všechny fyzické osoby (tzv. subjekty údajů), jejichž údaje AAApoptávka zpracovává, informujeme o těchto jejich zákonných právech:

Každý subjekt údajů má právo na přístup k osobním údajům a právo na opravu osobních údajů. Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může požádat správce nebo zpracovatele o vysvětlení, požadovat, aby správce nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů. Je-li žádost subjektu údajů shledána oprávněnou, správce nebo zpracovatel odstraní neprodleně závadný stav. Nevyhoví-li správce nebo zpracovatel žádosti subjektu údajů, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů (tento postup nevylučuje, aby se subjekt údajů obrátil se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů bez dalšího). Pokud vznikla v důsledku zpracování osobních údajů subjektu údajů jiná než majetková újma, postupuje se při uplatňování jejího nároku podle zvláštního zákona.

Poučení pro období od 25.5.2018 podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (dále jen „Nařízení“):

Fyzická osoba má právo u naší společnosti jakožto správce osobních údajů:

  1. požadovat přístup k osobním údajům, které správce zpracovává, čímž se rozumí právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se jí týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím uvedeným v čl. 15 Nařízení,
  2. požadovat opravu osobních údajů, které jsou o ní zpracovávány, pokud jsou nepřesné. S přihlédnutím k účelům zpracování má v některých případech právo požadovat také doplnění neúplných osobních údajů,
  3. požadovat výmaz osobních údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 17 Nařízení,
  4. požadovat omezení zpracování údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 18 Nařízení,
  5. získat osobní údaje, které se jí týkají a
    1. které zpracováváme s jejím souhlasem, nebo
    2. které zpracováváme pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou taková fyzická osoba je nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na její žádost
    3. ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, přičemž má právo předat tyto údaje jinému správci, a to za podmínek a s omezeními uvedenými v čl. 20 Nařízení a
  6. má právo vznést námitku proti zpracování ve smyslu čl. 21 Nařízení z důvodů týkajících se její konkrétní situace.

Pokud obdržíme takovou žádost, budeme informovat žadatele o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Naše společnost  není v určitých případech stanovených Nařízením povinno zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme výše uvedenou žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.

Informace o tom, že u nás subjekt údajů uplatnil svoje práva a jak jsme jeho žádost vyřídili, si po přiměřenou dobu (obvykle 3-4 let) uložíme za účelem dokladování této skutečnosti, pro statistické účely, zlepšování našich služeb a ochrany našich práv. Základní přehled o žádostech (nikoliv jejich obsah a přehled vydaných údajů) si pak uložíme po dobu cca 10 let.

V případě, kdy se subjekt údajů domnívá, že AAApoptávka zpracovává jeho osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje jeho práva, má právo podat stížnost u dozorového úřadu (tedy Úřadu pro ochranu osobních údajů) či má právo požádat o soudní ochranu.

Jak nás můžete kontaktovat?

Pro případné připomínky a dotazy k ochraně osobních údajů a pro kontakt ve věci výkonu Vašich zákonných práv můžete použít následující kontakty:

AAApoptávka s.r.o.
Sluneční náměstí 2583/11, Praha 5, 155 00
E-mail: info@aaapoptavka.cz
Tel: +420 222 551 815